Utiliser Zoom Phone dans Salesforce

Il est possible de passer un appel téléphonique de manière transparente à partir du widget téléphonique de Salesforce si vous utilisez l’application téléphonique Zoom dans Salesforce. Salesforce Lightning ou Salesforce Classic peuvent être intégrés à cette intégration.

Prérequis pour utiliser Zoom Phone dans Salesforce

• Les comptes avec forfaits Zoom Phone sont inclus avec les comptes Zoom

• Une application est installée pour Zoom pour Salesforce
  Note: Les administrateurs de Zoom et Salesforce doivent être contactés si l’application n’est pas déjà installée.

• SMS:

Comment accéder au widget Zoom Phone dans votre application Salesforce

1. Connectez-vous au client Zoom depuis votre ordinateur.

2. À l’aide de votre compte Salesforce, connectez-vous au système.

3. Un widget Zoom Phone a été attribué à l’application Salesforce dans laquelle il a été créé.
   Note: Le widget Zoom Phone a été attribué à un Salesforce demande donc vous ne pourrez peut-être pas le trouver si vous n’avez pas d’administrateur Salesforce pour vous guider dans la bonne direction.

4. Cliquez sur le widget Zoom Téléphone sur dans le coin inférieur gauche de l’application Salesforce pour accéder à la fonctionnalité Zoom Phone.

5. Le widget Zoom Phone est accessible en cliquant sur le bouton Se connecter.
   Note: Veuillez contacter votre administrateur Salesforce si vous recevez un message d’erreur lors de la tentative de connexion.

6. La première chose que vous devez faire est de cliquer sur le bouton Autoriser sur la page où vous êtes sur le point d’ajouter Salesforce.

Comment utiliser le widget Zoom Phone dans Salesforce

Composer un numéro de téléphone

1. Dans votre application Salesforce, vous trouverez un widget Zoom Phone auquel vous pouvez accéder.

2. Dans l’application Salesforce, en bas, vous trouverez un widget appelé Téléphone en bas à droite de l’écran.

3. Vous pouvez masquer ou afficher votre ID d’appelant en sélectionnant l’onglet Clavier à partir du pavé numérique du téléphone, comme vous le souhaitez.

4. Lorsque vous cliquez sur l’icône du téléphone, vous pourrez saisir le nom de la personne que vous souhaitez appeler, ou vous sélectionnez les touches numériques.

5. Si vous souhaitez appeler directement un contact, cliquez sur l’onglet Téléphone de votre Salesforce application, sélectionnez le contact que vous souhaitez appeler, puis cliquez sur le numéro sous Téléphone.

6. Lors de la configuration de l’autorisation Salesforce pour gérer les actions de contrôle des appels en votre nom ?, cliquez sur D’ACCORD.
   Note: Une fenêtre contextuelle apparaîtra si vous êtes en réunion et si vous souhaitez continuer l’appel, il vous sera demandé de cliquer sur le bouton Continuer.

7. Si vous souhaitez enregistrer l’appel, vous pouvez le faire sur le clavier du téléphone en cliquant sur Enregistrer.

8. Si vous souhaitez mettre fin à l’appel, cliquez sur le bouton Fin (facultatif).

9. Vous pouvez (facultatif) ouvrir l’onglet Historique après avoir mis fin à l’appel afin de saisir tout commentaire lié à l’appel que vous pourriez avoir. Le journal des appels peut être soit enregistré en cliquant sur Fermer, soit supprimé en cliquant sur Supprimer.

Recevoir des appels téléphoniques

À l’aide de SalesForce, vous pouvez recevoir des appels entrants en suivant les étapes suivantes :

1. Assurez-vous d’avoir connecté votre application Salesforce au widget Zoom Phone afin de pouvoir passer des appels.

2. Vous pouvez accepter l’appel en cliquant sur Accepter sur le pavé numérique du téléphone.

3. L’appel sera rejeté si vous cliquez sur le bouton Refuser.

4. Si vous êtes en réunion, vous pouvez inclure les informations suivantes :

   • Pour mettre fin à la réunion et accepter l’appel, cliquez sur le bouton Terminer la réunion et accepter.

   • L’appel sera envoyé à votre messagerie vocale dès que vous cliquerez sur Envoyer à la messagerie vocale.

   • Lorsque vous cliquez sur Mettre en attente l’audio de la réunion et répondre, vous pourrez accepter l’appel sans mettre fin à la réunion.

5. L’appel téléphonique entrant se terminera lorsque vous cliquerez sur Fin.
   Note: Dès que l’appel entrant est pris, vous serez automatiquement redirigé vers l’onglet Historique où vous pourrez prendre des notes sur l’appel.

Mettre un appel en attente

Il est possible de mettre un appel en attente après avoir reçu un appel ou après avoir appelé quelqu’un.

1. Pendant un appel, vous pouvez mettre l’appel en attente en cliquant sur le bouton Mettre en attente.
   Remarques:

   • Il n’y a aucun moyen d’enregistrer un appel pendant que vous êtes en attente, vous ne pourrez donc pas le faire.

   • Il y a une limite de quatre appels qui peuvent être mis en attente à la fois.

2. Pour reprendre l’appel, vous devez cliquer sur le bouton Reprendre.

3. Selon l’appel téléphonique que vous avez en attente, vous pouvez avoir la possibilité de cliquer sur l’onglet Historique, de choisir l’appel marqué comme En attente, puis de cliquer sur Reprendre pour reprendre l’appel.

Passer un appel en mode silencieux

1. Le bouton Muet est accessible lorsque vous êtes au milieu d’un appel.
   Après avoir appuyé sur le bouton, votre appel sera mis en sourdine pendant quelques secondes avant de passer au bouton de désactivation.

2. Pour reprendre l’appel, vous devrez cliquer sur le bouton Activer le son.

Comment gérer les messages vocaux et les enregistrements

Enregistrer les appels

1. Pour enregistrer l’appel, cliquez sur le bouton Enregistrer dans le pavé numérique de votre téléphone pendant que vous êtes en communication.

2. L’enregistrement peut être arrêté en cliquant sur le bouton Arrêter l’enregistrement.
   Note: La possibilité de démarrer et d’arrêter les enregistrements ne vous sera pas disponible si votre administrateur a configuré les appels pour qu’ils soient automatiquement enregistrés.

Accéder aux messages vocaux et aux enregistrements

Sur la page Tâches, vous pouvez voir la messagerie vocale et les enregistrements, ainsi que le journal des appels. Il existe une zone de stockage en nuage où Zoom stocke les données audio. Dans Salesforce, vous ne pouvez plus écouter les enregistrements de messagerie vocale laissés dans votre client Zoom une fois que vous avez supprimé les enregistrements de messagerie vocale dans le client Zoom.

Voici les étapes à suivre pour accéder à vos messages vocaux ou enregistrements dans Salesforce :

1. Sélectionnez l’onglet Tâches dans le menu sur le côté gauche de votre compte Salesforce.

2. Pour accéder à l’enregistrement ou à la messagerie vocale d’un appel particulier, recherchez l’appel auquel vous souhaitez accéder, puis cliquez sur le lien correspondant.

3. Dans l’onglet Détails, cliquez sur ZoomCallLogDetails. Sur le côté droit, vous trouverez une icône de volume sous Messagerie vocale et enregistrement.
   Remarques:

   • Il est possible que vous ne puissiez pas voir la transcription de votre message vocal si votre administrateur Zoom n’a pas activé la transcription de la messagerie vocale pour votre compte.

   • Les messages vocaux et les enregistrements que vous avez stockés dans votre compte Salesforce ne peuvent pas être supprimés. Pour supprimer ces éléments de votre compte Zoom, vous devrez les supprimer. Suivez les instructions ci-dessous pour vous connecter à votre compte Zoom et accéder à vos messages vocaux et enregistrements.

Comment utiliser les SMS

Note:

• Tant que votre administrateur vous accorde l’autorisation d’envoyer et de recevoir des SMS, vous pouvez envoyer et recevoir des SMS via l’application Zoom Phone dans Salesforce. Veuillez contacter votre administrateur Zoom si vous ne pouvez pas utiliser cette fonctionnalité.

• Dès qu’une modification est apportée à votre compte Zoom, comme l’ajout ou la suppression d’un numéro direct, la page de votre navigateur devra être rafraîchi pour refléter les modifications que vous avez apportées.

• Téléphone-Enregistrement automatique des SMS Il est même possible d’activer cette fonctionnalité afin que vos messages puissent être automatiquement enregistrés en tant que tâches dans Salesforce ainsi que lilié à un contact ou à une piste si une correspondance est trouvée entre les deux. Ce paramètre, s’il est désactivé, empêchera l’enregistrement manuel des messages SMS. Pour activer ou désactiver cette fonctionnalité, vous devrez contacter votre administrateur Salesforce.

Envoyer un SMS à un numéro de téléphone ou à un contact/prospect

1. Dans votre application Salesforce, vous trouverez un widget Zoom Phone auquel vous pouvez accéder.

2. Vous pouvez accéder à l’onglet SMS en sélectionnant l’icône SMS sur le clavier du téléphone.

3. Pour commencer à écrire un nouveau message texte, cliquez sur l’icône en forme de crayon en haut de l’écran.

4. Veuillez remplir le champ À : avec le numéro de téléphone ou le nom de la personne à qui vous souhaitez envoyer un SMS.

5. Si vous utilisez la zone Texte…, tapez le message que vous souhaitez envoyer.

6. Pour envoyer votre message, vous devrez cliquer sur l’icône d’envoi.

Remarques:

• Si vous avez plusieurs numéros directs, vous devez sélectionner un numéro à partir duquel le SMS sera envoyé si vous avez plusieurs numéros directs.

• Un même SMS peut être envoyé à autant de destinataires que vous le souhaitez à la fois.

• Un fil SMS existant peut être utilisé pour envoyer un message.

• Bien que vous puissiez recevoir des images dans vos messages SMS, vous ne pouvez pas envoyer d’images par SMS.

Lire un SMS

1. Dans votre application Salesforce, vous trouverez un widget Zoom Phone auquel vous pouvez accéder.

2. Vous pouvez accéder à l’onglet SMS en sélectionnant l’icône SMS sur le clavier du téléphone.

3. Si vous souhaitez lire un message texte spécifique, cliquez simplement dessus.

4. (Facultatif) Vous pouvez ouvrir la tâche dans Salesforce en cliquant sur l’icône Informations pour obtenir plus d’informations sur la tâche. Par exemple, dans le champ Commentaires, vous pouvez trouver un fil de messages dont l’horodatage est associé à cette date dans le fil SMS.

Note:

Comment gérer les journaux d’appels téléphoniques

Cette fonctionnalité peut être activée et désactivée par votre administrateur afin que vous puissiez faire ce que vous voulez avec vos journaux d’appels. Si vous désactivez la fonction, vous devrez les enregistrer manuellement.

Enregistrer automatiquement les journaux d’appels téléphoniques

Vous pourrez afficher le journal des appels, s’il est automatiquement enregistré par l’application, après avoir mis fin à un appel, à partir du téléphone widget Téléphone.

1. Lorsque vous avez terminé de modifier l’enregistrement, cliquez sur Fermer pour l’enregistrer dans Salesforce.

2. Dans Salesforce, cliquez sur le bouton Supprimer pour supprimer l’enregistrement du journal des appels.

3. Vos enregistrements d’appels peuvent être consultés en sélectionnant l’onglet Tâches sur le côté gauche de l’écran.

Le suivi manuel des appels téléphoniques est un bien idée

Les journaux d’appels ne sont pas automatiquement enregistré à Salesforce par l’application, vous devez donc les enregistrer manuellement. Le journal des appels peut être enregistré pour chaque appel si vous souhaitez sauvegarder il. Il est possible de faire ce qui suit après vous avez terminé un appel téléphonique :

1. Vous pourrez sauvegarder l’enregistrement d’appel en cliquant sur le bouton Enregistrer.

2. Il est également possible d’enregistrer plusieurs enregistrements du même appelant en cliquant sur Enregistrer et tout fermer, si vous le souhaitez.

3. L’enregistrement d’appel ne sera pas enregistré si vous cliquez sur Fermer pour ne pas l’enregistrer.

Comment enregistrer les appels pris depuis le client Zoom seulement dans Force de vente

Que vous soyez connecté ou non à Salesforce, tous les appels peuvent être connecté quoi qu’il arrive. En fait, vous pouvez toujours accéder à tous vos connecté Appels Zoom, que vous soyez sur votre appareil mobile et passer des appels Zoom depuis votre client.

1. À l’aide de votre compte Salesforce, connectez-vous au système.

2. Un widget Zoom Phone a été attribué à l’application Salesforce dans laquelle il a été créé.
   Note: Si vous ne savez pas à quelle application Salesforce le widget Zoom Phone est associé, contactez votre administrateur Salesforce.

3. Il existe un onglet appelé Journaux d’appels Zoom externe dans le menu Zoom.

4. Cliquez sur le champ Début/Date dans le calendrier pour le développer afin d’effectuer une recherche dans vos journaux d’appels.

5. Sélectionnez la plage de dates dans laquelle vous souhaitez effectuer la recherche et cliquez sur le bouton Rechercher.
   Note: Un maximum de trois jours peut être affiché sur la page de l’historique des appels avant que l’appel ne soit supprimé.

6. Cliquez sur Enregistrer dans Salesforce (facultatif) pour enregistrer les journaux d’appels que vous avez créés.
   Note: Il est sélectionné par défaut que tous les journaux d’appels seront affichés.

7. De plus, cliquez sur le bouton Ignorer pour les journaux d’appels que vous ne souhaitez pas enregistrer dans Salesforce afin d’empêcher qu’ils y soient enregistrés.
   Note: Un enregistrement peut être supprimé en le rejetant, mais tout ce qui est supprimé est un enregistrement du moment où l’enregistrement a été créé ou reçu. Il n’y aura pas de journaux d’appels disponibles dans les résultats de la recherche, mais ils pourront toujours être consultés par les utilisateurs de Zoom.

8. Vous pouvez afficher les journaux enregistrés en sélectionnant l’onglet Tâches comme option.

Mettre à jour les informations du journal des appels

Une application affiche la zone Contact/Prospect lorsqu’aucun enregistrement n’est associé à un numéro de téléphone dans Salesforce, indiquant qu’aucun enregistrement d’appel n’est disponible pour ce numéro.

Si vous souhaitez associer le numéro de téléphone à un nouveau contact/prospect, procédez comme suit :

1. Vous pouvez enregistrer le journal des appels en cliquant sur Fermer après avoir terminé votre appel téléphonique.

2. Aller à l’onglet Tâches et sélectionnez-le.
   Vos enregistrements d’appels seront affichés sur l’application afin que vous puissiez les consulter à tout moment. Si une piste ou un contact est associé à un numéro de téléphone, l’écran Détails affiche n’importe quel les noms de ces contacts ou prospects.

3. Vous pouvez mettre à jour le numéro de téléphone dans vos journaux d’appels en cliquant sur le numéro que vous souhaitez mettre à jour.

4. Vous pouvez mettre à jour le nom de votre appelant en cliquant sur l’icône en forme de crayon à droite du nom.

5. Pour ajouter un nom à un contact, cliquez sur le bouton Nouveau contact.