Utilisation des réunions Zoom dans Salesforce

Les réunions Zoom peuvent être planifiées à la fois via le portail Web Zoom et via Salesforce. Afin d’intégrer Zoom à Salesforce Events, les informations du portail Web Zoom seront automatiquement synchronisées à partir de Zoom.

En plus de Salesforce Lightning, cette intégration peut également être utilisée avec Salesforce Classic.

Cette intégration vous permet de profiter des fonctionnalités suivantes :

• Lorsque vous créez un événement dans Salesforce ou mettez à jour un événement existant, vous pouvez programmer une réunion Zoom.

• Créez des événements directement à partir de prospects ou de contacts et démarrez instantanément des réunions Zoom en un clic.

• Votre historique d’activité et la liste des réunions Zoom vous montreront les réunions instantanées qui ont été programmées.

• Vous pouvez afficher les rapports de réunion Zoom en cliquant sur le bouton ci-dessous.

• Les informations sur les réunions Zoom peuvent être synchronisées avec Salesforce.

• Google Agenda peut être utilisé pour synchroniser les réunions.

Conditions préalables à l’utilisation de Zoom Meetings dans Salesforce

• Comptes pour les entreprises

• Il est possible d’utiliser Zoom pour Salesforce des manières suivantes :

• Dans le cadre de la configuration, l’administrateur Salesforce a ajouté les objets Zoom Meeting aux mises en page Salesforce pertinentes qui ont été configurées pour Zoom Réunion.
  Note: Nous vous recommandons de contacter vos administrateurs Zoom et Salesforce si vous n’avez pas pu installer l’application ou pour accéder les fonctionnalités de l’application.

Comment démarrer des réunions instantanées dans Salesforce

Cette intégration permet de démarrer instantanément les réunions Zoom en cliquant sur le lien Démarrer la réunion Zoom sur ces pages dans le menu des actions rapides.

À l’aide de la liste déroulante des actions rapides sur une piste ou un contact, cliquez sur le bouton Démarrer la réunion Zoom lorsque vous êtes sur la piste ou le contact. Un événement sera créé sous l’enregistrement de piste ou de contact lorsque vous cliquez sur ce lien, ce qui lance une réunion Zoom.

Vous serez dirigé vers la page de l’interface de messagerie si Envoyer un e-mail aux participants au lancement est activé sur le Zoom Configuration page. À partir de là, vous pourrez envoyer un e-mail avec tous les détails de la réunion Zoom à vos participants.

Envoyer des invitations par e-mail au démarrage d’une réunion

Une réunion Zoom démarre automatiquement une fois que vous cliquez sur Démarrer la réunion Zoom bouton et un Un e-mail contenant les détails de la réunion est envoyé aux participants dès le début de la réunion.

Note: Il est nécessaire que l’option Envoyer un e-mail aux participants lors du lancement soit activée pour que cette fonctionnalité fonctionne.

Comment gérer les réunions Zoom en tant qu’événements

Il existe un certain nombre de fonctionnalités fournies par l’intégration Zoom sur la page de détail de l’événement pour les événements Salesforce lorsque vous créez un événement :

• Planification de réunions Zoom
  Choisissez l’option Planifier une réunion Zoom lorsque vous créez ou mettez à jour un événement dans Salesforce.

• Démarrage des réunions planifiées
  Dans la page des détails de l’événement d’un événement, dans la section Détails de la réunion, il y aura un lien pour démarrer une réunion Zoom en cliquant sur le bouton Rejoindre URL, ou sur la page de détail de l’événement, vous pouvez cliquer sur Démarrer la réunion Zoom.

• Configuration de l’heure de début du client
  Sous Heure de début du client, vous avez la possibilité de définir la date, l’heure et le fuseau horaire de l’événement lors de sa création.
  Si le client souhaite modifier ces paramètres, il doit entrer ses préférences. Les heures de début et de fin de l’événement sont affichées dans le fuseau horaire du client une fois celui-ci enregistré. Vous pouvez définir l’heure de début de la réunion dans votre fuseau horaire approprié et le système ajustera l’heure automatiquement.

• Envoi d’e-mails lors de la planification d’événements
  Le bouton Envoyer un e-mail est disponible lorsque vous ajoutez une réunion Zoom à une événement, qui vous permet d’envoyer un e-mail à vos utilisateurs, contacts et prospects lorsque vous ajouter une réunion Zoom. Veuillez entrer l’adresse e-mail du client dans le champ marqué Entrer l’adresse e-mail des participants afin d’ajouter des participants supplémentaires.

• Utilisation du zoom Options PMI et Rejoindre avant l’hôte
  Mon Zoom PMI: Le planificateur de réunion Zoom vous permet de programmer des réunions en fonction de votre PMI (Personal Meeting ID).
  Rejoindre avant l’hôte: Permettre aux participants de la réunion Zoom de rejoindre avant le début de la réunion ou l’hôte rejoint.

Afficher et actualiser les détails de la réunion dans Salesforce

Note: Au moins deux personnes doivent assister à la réunion pour qu’elle soit réussie.

Dans la page de détail de l’événement d’une réunion Zoom, vous pourrez voir des informations sur la réunion. Une fois la réunion Zoom terminée par l’hôte, les détails de la réunion Zoom seront disponibles.

En cliquant sur le bouton Synchroniser les détails de la réunion, vous pourrez actualiser manuellement les informations sur la réunion. À partir du portail Web Zoom, les informations mises à jour sur la réunion sont récupérées et mises à jour dans les domaines suivants : état de la réunion, heure de début de la réunion Zoom, durée, liste des participants et informations d’enregistrement, qui sont extraites du portail Web Zoom.

Une autre partie de l’intégration est que les données seront également synchronisées automatiquement toutes les heures dans le cadre des tâches quotidiennes qu’elles effectuent.

Comment créer des événements pour des réunions Zoom externes

Note: La synchronisation des réunions Zoom externes avec Salesforce doit être activée par l’administrateur avant que les réunions Zoom externes ne soient synchronisées.

Dans les réunions Zoom, les réunions externes sont des réunions que vous créez via le portail Web de Zoom ou via l’application client de Zoom. Grâce à l’intégration, les réunions Zoom qui correspondent aux contacts et aux informations sur les prospects correspondants seront automatiquement trouvées dans Salesforce et les événements seront automatiquement créés.

Lors de la création de réunions Zoom externes, vous devez vous assurer des éléments suivants afin d’assurer une synchronisation réussie entre Zoom et Salesforce :

• Un utilisateur Salesforce est l’hôte de la réunion Zoom.

• En tant qu’hôte de la réunion Zoom, le contact ou le prospect Salesforce appartient à l’hôte de la réunion Zoom.

• Les participants doivent être au moins des contacts ou des prospects Salesforce.

• Comme illustré dans l’exemple ci-dessous, le prénom et le nom des participants à la réunion correspondent à ceux du contact ou de la piste dans Salesforce. Un participant à une réunion Zoom est associé au contact et au prospect appropriés en fonction des prénom et nom fournis dans l’intégration.

Afficher les détails de la réunion Zoom externe

Les réunions Zoom peuvent être associées à des contacts Salesforce et prospects et réunions peuvent être programmés sous contacts et prospects, avec un historique de l’activité associée à chaque réunion.

Si vous souhaitez accéder à une réunion Zoom externe, veuillez suivre ces étapes :

1. Cliquez sur Réunions Zoom externes dans le lanceur d’application lorsque vous ouvrez l’application.

2. Les réunions Zoom seront peuplées en fonction de la plage de dates que vous spécifiez.

3. Veuillez cliquer sur le bouton Obtenir des détails pour obtenir plus d’informations.

4. Un contact ou un lead peut être associé à un contact.

5. Pour les réunions sélectionnées, cliquez sur le bouton Créer des événements.

Note: Il est possible d’afficher un maximum de 2700 enregistrements dans les réunions Zoom externes pour le mois dernier. Il est recommandé de réduire la période de temps entre la sélection des enregistrements à moins de 2700 si vous recevez un message d’erreur.

Comment afficher les rapports

Vous pouvez agrandir le rapport en cliquant sur le bouton Zoom du rapport sous l’onglet Rapport. Les rapports de ce dossier peuvent être divisés en trois types :

• Événements Zoom: Dans le cadre de ce rapport, vous trouverez une liste de tous les événements qui ont impliqué des réunions Zoom. Le rapport contient les informations suivantes : Titre, Date de début, Compte, Contact et Opportunité.

• Toutes les réunions Zoom par statut: Tous les événements associés à une réunion Zoom sont répertoriés dans ce rapport et regroupés en fonction du statut de la réunion Zoom. Le rapport comprend les informations suivantes : objet (sujet de la réunion Zoom), heures de début et de fin, durée (en minutes), nombre de participants et qui a participé à la réunion.

• Toutes les réunions Zoom par utilisateur par statut d’utilisateur: Le rapport affiche une liste de tous les événements associés à une réunion Zoom. Ces événements sont regroupés par utilisateurs, puis basés sur le statut de la réunion Zoom. À la suite de la réunion Zoom, les informations suivantes seront incluses dans le rapport : objet (nom du projet), heure de début, heure de fin, durée (en minutes), nombre de participants et détails sur les participants.