Utilisation des réunions Zoom dans Salesforce

Les réunions Zoom peuvent être programmées via le portail Web Zoom et Salesforce. Pour intégrer Zoom à Salesforce Events, les informations du portail Web Zoom seront automatiquement synchronisées à partir de Zoom.

En plus de Salesforce Lightning, cette intégration peut également être utilisée avec Salesforce Classic.

Cette intégration vous permet de profiter des fonctionnalités suivantes :

• Lors de la création d’un événement dans Salesforce ou de la mise à jour d’un événement existant, vous pouvez programmer une réunion Zoom.

• Créez des événements directement à partir de prospects ou de contacts et démarrez instantanément des réunions Zoom en un clic.

• Votre historique d’activité et la liste des réunions Zoom afficheront les réunions instantanées qui ont été programmées.

• Vous pouvez afficher les rapports de réunion Zoom en cliquant sur le bouton ci-dessous.

• Les informations sur les réunions Zoom peuvent être synchronisées avec Salesforce.

• Google Agenda peut être utilisé pour synchroniser les réunions.

Prérequis pour l’utilisation de Zoom Meetings dans Salesforce

• comptes pour les entreprises

• Vous pouvez utiliser Zoom pour Salesforce des manières suivantes :

• Dans le cadre de la configuration, l’administrateur Salesforce a ajouté les objets Zoom Meeting aux mises en page Salesforce pertinentes qui ont été configurées pour Zoom Réunion.
  Observation: Nous vous recommandons de contacter les administrateurs Zoom et Salesforce si vous ne parvenez pas à installer l’application ou pour accéder les fonctionnalités de l’application.

Comment démarrer des réunions instantanées dans Salesforce

Cette intégration vous permet de démarrer instantanément les réunions Zoom en cliquant sur le lien Démarrer la réunion Zoom sur ces pages dans le menu d’actions rapides.

À l’aide de la liste déroulante des actions rapides sur une piste ou un contact, cliquez sur le bouton Démarrer la réunion Zoom lorsque vous êtes sur la piste ou le contact. Un événement sera créé sur l’enregistrement du lead ou du contact lorsque vous cliquez sur ce lien, ce qui démarre une réunion Zoom.

Vous serez redirigé vers la page de l’interface de messagerie si Email Launch Attendees est activé dans Zoom paramètres page. À partir de là, vous pourrez envoyer un e-mail avec tous les détails de la réunion Zoom à vos participants.

Envoyer des invitations par e-mail au démarrage d’une réunion

Une réunion Zoom démarre automatiquement dès que vous cliquez sur Démarrer la réunion Zoom bouton et un un e-mail contenant les détails de la réunion est envoyé aux participants dès le début de la réunion.

Observation: Il est nécessaire que les participants par e-mail au lancement soient activés pour que cette fonctionnalité fonctionne.

Comment gérer les réunions Zoom en tant qu’événements

Il existe plusieurs fonctionnalités fournies par l’intégration Zoom sur la page des détails de l’événement pour les événements Salesforce lorsque vous créez un événement :

• Planification de réunion Zoom
  Choisissez l’option Planifier une réunion Zoom lors de la création ou de la mise à jour d’un événement dans Salesforce.

• Démarrage des réunions planifiées
  Dans la page des détails de l’événement d’un événement, sous la section Détails de la réunion, il y aura un lien pour démarrer une réunion Zoom en cliquant sur le bouton Rejoindre URL, ou Sur la page de détail de l’événement, vous pouvez cliquer sur Démarrer la réunion Zoom.

• Configuration de l’heure de démarrage du client
  Dans Customer Start Time, vous avez la possibilité de définir la date, l’heure et le fuseau horaire de l’événement lors de sa création.
  Si le client souhaite modifier ces paramètres, il devra saisir ses préférences. Les heures de début et de fin des événements sont affichées dans le fuseau horaire du client une fois enregistrées. Vous pouvez définir l’heure de début de la réunion dans votre fuseau horaire approprié et le système ajustera l’heure automatiquement.

• Envoi d’e-mails lors de la planification d’événements
  Le bouton Envoyer un e-mail est disponible lorsque vous ajoutez une réunion Zoom à un événement, qui vous permet d’envoyer un e-mail à vos utilisateurs, contacts et prospects lorsque vous ajouter une réunion Zoom. Saisissez l’adresse e-mail du client dans le champ intitulé Saisir l’adresse e-mail des participants pour ajouter des participants supplémentaires.

• Utilisation du zoom Options PMI et Rejoindre avant l’hôte
  Mon Zoom PMI: Le planificateur de réunions Zoom vous permet de planifier des réunions en fonction de votre PMI (Personal Meeting ID).
  Connectez-vous avant d’héberger: permet aux participants à la réunion Zoom de rassembler avant le début de la réunion ou l’hôte rejoint.

Afficher et mettre à jour les détails de la réunion dans Salesforce

Observation: Au moins deux personnes doivent assister à la réunion pour qu’elle soit réussie.

Dans la page des détails de l’événement d’une réunion Zoom, vous pourrez voir des informations sur la réunion. Une fois la réunion Zoom terminée par l’organisateur, les détails de la réunion Zoom seront disponibles.

En cliquant sur le bouton Synchroniser les détails de la réunion, vous pouvez mettre à jour manuellement les informations de la réunion. Dans le portail Web Zoom, les informations de réunion à jour sont récupérées et mises à jour dans les domaines suivants : statut de la réunion, heure de début de la réunion Zoom, durée, liste des participants et informations d’enregistrement, qui sont extraites du portail Web Zoom.

Une autre partie de l’intégration est que les données seront également automatiquement synchronisées toutes les heures dans le cadre des tâches quotidiennes qu’elles effectuent.

Comment créer des événements pour des réunions Zoom externes

Observation: La synchronisation des réunions Zoom externes avec Salesforce doit être activée par l’administrateur avant la synchronisation des réunions Zoom externes.

Dans les réunions Zoom, les réunions externes sont des réunions que vous créez via le portail Web Zoom ou l’application client Zoom. Grâce à l’intégration, les réunions Zoom qui correspondent aux informations de contact et de prospect correspondantes seront automatiquement trouvées dans Salesforce et les événements seront automatiquement créés.

Lors de la création de réunions Zoom externes, vous devez vous assurer des éléments suivants pour garantir une synchronisation réussie entre Zoom et Salesforce :

• Un utilisateur Salesforce est l’organisateur de la réunion Zoom.

• En tant qu’hôte de la réunion Zoom, le contact ou le prospect Salesforce appartient à l’hôte de la réunion Zoom.

• Les participants doivent être au moins des contacts ou des pistes Salesforce.

• Comme illustré dans l’exemple ci-dessous, le prénom et le nom des participants à la réunion correspondent à ceux du contact ou de la piste dans Salesforce. Un participant à une réunion Zoom est associé au contact et au prospect appropriés en fonction du prénom et du nom fournis dans l’intégration.

Afficher les détails de la réunion Zoom externe

Les réunions Zoom peuvent être associées à des contacts Salesforce et pistes et réunions peuvent être planifiés en contacts et pistes, avec un historique des activités associées à chaque réunion.

Si vous souhaitez rejoindre une réunion Zoom externe, suivez ces étapes :

1. Cliquez sur Zoom réunions externes dans le lanceur d’application lors de l’ouverture de l’application.

2. Les réunions Zoom se rempliront en fonction de la plage de dates que vous spécifiez.

3. Cliquez sur le bouton Obtenir les détails pour plus d’informations.

4. Un contact ou un prospect peut être associé à un contact.

5. Pour les réunions sélectionnées, cliquez sur le bouton Créer des événements.

Observation: Vous pouvez afficher un maximum de 2700 enregistrements dans les réunions Zoom externes du mois dernier. Nous vous recommandons de réduire le délai entre les sélections d’enregistrements à moins de 2 700 si vous recevez un message d’erreur.

Comment afficher les rapports

Vous pouvez effectuer un zoom avant sur le rapport en cliquant sur le bouton Zoom sur le rapport dans l’onglet Rapport. Les rapports de ce dossier peuvent être divisés en trois types :

• Événements Zoom: Dans le cadre de ce rapport, vous trouverez une liste de tous les événements impliquant des réunions Zoom. Le rapport contient les informations suivantes : titre, date de début, compte, contact et opportunité.

• Toutes les réunions Zoom par statut: Tous les événements associés à une réunion Zoom sont répertoriés dans ce rapport et regroupés en fonction du statut de la réunion Zoom. Le rapport comprend les informations suivantes : objet (sujet de la réunion Zoom), heure de début et de fin, durée (en minutes), nombre de participants et qui a assisté à la réunion.

• Toutes les réunions Zoom par utilisateur par statut d’utilisateur: Le rapport affiche une liste de tous les événements associés à une réunion Zoom. Ces événements sont regroupés par utilisateurs, puis basés sur le statut de la réunion Zoom. À la suite de la réunion Zoom, les informations suivantes seront incluses dans le rapport : objet (nom du projet), heure de début, heure de fin, durée (en minutes), nombre de participants et détails sur les participants.