Intégration Zoom Phone HubSpot

Appel depuis le widget Zoom Phone

1. Pour passer un appel depuis votre Zoom Phone, vous devez d’abord vous connecter à votre compte HubSpot, puis cliquer sur Appeler.

2. Le numéro que vous souhaitez appeler doit être sélectionné.

3. Tapez le nom de la personne que vous souhaitez appeler ou tapez son téléphone numéro et cliquez sur au téléphone icône, vous doit être redirigé vers le widget Zoom Phone.

Lorsque vous êtes en communication active, vous devez prendre des notes

Au cours d’un appel actif, vous avez la possibilité de prendre des notes si vous le souhaitez.

1. Pour prendre des notes pendant l’appel, cliquez sur le bouton Notes en bas de l’écran.

2. Dans la case prévue pour les commentaires, vous pouvez taper vos notes.

3. Cliquez ensuite sur le bouton Enregistrer.

4. Afin de continuer à prendre des notes pendant votre appel, vous devrez cliquer à nouveau sur le bouton Notes.

Mettre un appel en attente depuis le widget Zoom Phone

Vous pouvez mettre l’appel en attente pendant que vous êtes au milieu d’une conversation en suivant les étapes suivantes :

Remarques:

• Le nombre d’appels que vous pouvez mettre en attente peut aller jusqu’à quatre.

• Lorsque vous êtes en attente, vous ne pouvez pas enregistrer l’appel.

1. Appuyez sur le bouton Hold de votre clavier.

2. Pour reprendre l’appel, vous devrez cliquer sur le bouton Reprendre.

3. Il y a une option dans le widget qui vous permettra de récupérer les appels que vous avez sur prise, en cliquant sur le premier appel que vous souhaitez récupérer, puis en cliquant sur le bouton Reprendre en haut du widget.

Activer ou désactiver le son d’un appel depuis le widget Zoom Phone

Il existe plusieurs façons d’activer/désactiver l’appel lorsque vous êtes au milieu d’une conversation :

1. Vous pouvez couper l’appel en cliquant sur le bouton Muet.
   Il y aura un bouton de sourdine sur votre appel sur lequel vous devrez appuyer pour réactiver votre appel.

2. Pour reprendre l’appel, vous devrez cliquer sur le bouton Activer le son.

Enregistrer une conversation téléphonique à partir du widget Zoom Phone

Il est possible d’enregistrer la conversation lorsque vous êtes au milieu d’un appel téléphonique si vous le souhaitez, comme suit :

1. Pour enregistrer un appel téléphonique, cliquez sur le bouton Enregistrer sur le pavé numérique du téléphone.

2. Vous pouvez arrêter l’enregistrement en cliquant sur le bouton Arrêter l’enregistrement.

3. Il est possible d’écouter un enregistrement d’une conversation téléphonique enregistrée dans votre compte Hubspot en cliquant sur l’onglet Appels, puis sur l’appel enregistré.

Comment utiliser les SMS dans HubSpot

Lorsque vous utilisez Zoom Phone avec HubSpot, vous avez la possibilité d’envoyer et de recevoir des messages texte courts (SMS) que l’administrateur vous ait accordé ou non ce privilège. Si l’administrateur vous a accordé ce privilège, vous pouvez utiliser cette fonction. Votre administrateur Zoom devrait pouvoir vous aider si vous ne disposez pas de cette fonction.

Envoyer un SMS à un numéro de téléphone ou à un contact

1. Dans l’application HubSpot, vous trouverez un widget Zoom Phone accessible.

2. À l’aide du pavé numérique du téléphone, sélectionnez l’onglet SMS à gauche.

3. Pour commencer à écrire votre nouveau message texte, cliquez simplement sur l’icône en forme de crayon en haut de l’écran.

4. Envoyer le envoyer un SMS à une personne ou à un groupe de personnes en particulier, saisissez le numéro de téléphone ou le nom d’un contact dans le champ À :.

5. Si vous utilisez la zone de texte, tapez le message que vous souhaitez envoyer.

6. Votre message sera envoyé dès que vous cliquez sur l’icône d’envoi.
   Le message que vous avez envoyé sera envoyé au destinataire.

   • Si le message n’est pas envoyé avec succès, cliquez sur Réessayer pour réessayer ou cliquez sur Supprimer pour supprimer le message du système.

7. Si vous souhaitez envoyer des images, veuillez cliquer sur l’icône du fichier (facultatif).
   Note: Uniquement JPG, PNG, JPEG, GIF Les fichiers sont actuellement pris en charge avec une taille maximale de 2 Mo et vous ne pouvez envoyer qu’une seule image à la fois.

Remarques:

• Si vous avez plus d’un numéro de téléphone direct, vous devrez choisir l’un de ces numéros à partir duquel envoyer un SMS afin d’envoyer un SMS.

• Plusieurs destinataires peuvent être avertis en même temps lorsque vous envoyez un message.

• Un fil SMS existant peut être utilisé pour envoyer un message.

Lire un SMS

1. Zoom Le widget Téléphone est accessible dans l’application Hubspot en cliquant sur l’icône Zoom Phone.

2. L’onglet SMS apparaît sur le clavier du téléphone lorsque vous sélectionnez le bouton SMS.

3. Si vous voulez lire un message texte particulier, cliquez dessus.

Synchroniser les journaux SMS avec Hubspot

Pour synchroniser les journaux SMS avec Hubspot, vous devez disposer de privilèges d’administrateur.

1. Assurez-vous d’être connecté en tant qu’administrateur sur votre compte Zoom.

2. Vous pouvez accéder à App Marketplace en cliquant sur Avancé dans le menu de navigation.

3. L’application Zoom Phone pour Hubspot est accessible en cliquant sur Gérer, puis Ajoutée Applications en haut à droite de l’écran.

4. Dans la partie inférieure de la page, faites défiler vers le bas, cliquez sur Gérer, puis cliquez sur Configurer.

5. Si vous souhaitez activer la journalisation automatique des SMS, cliquez simplement sur l’icône de basculement.
   Il sera automatiquement enregistré pour votre compte chaque fois qu’un SMS est envoyé ou reçu.

Afficher les activités SMS dans Hubspot

1. Assurez-vous que vous êtes connecté à votre compte Hubspot.

2. Aller à la section Contacts et cliquez dessus.

3. Lorsque vous êtes sur l’onglet Activités, assurez-vous que l’option Zoom Phone est sélectionnée dans le filtre de gauche.
   La possibilité d’afficher les messages texte envoyés et reçus dans Hubspot a maintenant été ajoutée.

Comment afficher les journaux d’appels

HubSpot enregistre automatiquement les appels entrants et sortants dès qu’ils sont passés. Dans le cadre du journal des appels, les informations suivantes sont classées par mois et sont disponibles :

• Dans le cas de HubSpot, le nom de l’utilisateur peut être trouvé ici :

• Appels passés au contact entrants ou sortants

• Je souhaite planifier un appel à la date et à l’heure suivantes :

• Enregistrements associés à l’événement

• Si vous avez des messages vocaux associés à ce compte

Ces étapes vous guideront tout au long du processus d’affichage de vos journaux d’appels :

1. Créez un compte avec HubSpot en vous connectant

2. Vous pouvez sélectionner Contacts dans le menu déroulant sous Contacts dans la barre de navigation principale, ce qui vous amènera à une page qui affiche Contacts.

3. À l’aide du panneau de gauche, choisissez le contact avec lequel vous souhaitez travailler, puis sélectionnez l’onglet Appels dans le panneau de droite.

4. (Facultatif) Vous pouvez afficher plus de détails sur un élément particulier du journal des appels en cliquant dessus. Les informations complémentaires seront affichées dès que le module se développera.

5. Il est possible de laisser une note ainsi que d’attribuer un résultat à un élément du journal des appels (facultatif). Si vous souhaitez enregistrer votre note, veuillez la saisir dans l’espace prévu à cet effet, puis cliquez sur le bouton Enregistrer pour l’enregistrer. Lorsque vous choisissez un résultat, vous pourrez sélectionner le résultat que vous souhaitez attribuer.

6. Cliquez sur le lien si l’élément d’appel a une option pour enregistrer ou laisser un message vocal dans le message. Cela vous redirigera vers la page pour enregistrer ou laisser un message.

Comment se déconnecter depuis l’application Zoom Phone depuis HubSpot

1. Le widget Zoom Phone peut être ouvert en cliquant dessus.

2. Vous pouvez vous déconnecter en cliquant sur le bouton Se déconnecter à le coin inférieur gauche du panneau de numérotation.
   

   Note: Les informations de session de l’utilisateur seront effacées après la déconnexion.